Accompagnement au départ à la retraite – exemple de dispositif

Pourquoi est-ce si important de mettre en place un accompagnement au départ à la retraite de vos employés ? Un départ à la retraite est un évènement des plus marquants pour tous : pour celui qui part, bien sûr, mais également pour ceux qui restent, notamment pour les collègues directs et plus particulièrement pour celui qui reprendra le poste laissé vacant. De la qualité de ce départ vont dépendre non seulement le ressenti, le vécu du nouveau retraité, mais également l’efficacité de la passation de poste, et donc dans une certaine mesure, la continuité de l’activité.

Un évènement majeur, donc, que l’on traite pourtant trop souvent à la légère, risquant d’entraîner perte de motivation et d’efficacité. Un évènement majeur que vous pouvez alors adresser de manière plus structurée, en accompagnant les futurs retraités dans cette dernière étape de leur parcours professionnel. Les enjeux sont de taille, notamment si l’on considère l’imminence des départs de cette génération dite des « baby boomers ».

Quels enjeux ?

Ces derniers, au moment de partir à la retraite, sont en effet souvent à la tête de carrières qui les ont amenés à accéder à des postes à responsabilités, que ces dernières se déclinent en termes d’atteinte d’objectifs d’entreprise ou de rapport à des collaborateurs proches. Certains d’entre eux se sont ainsi vus confier l’organisation du travail d’une équipe, le développement des compétences de ses membres et leur bien-être au travail. Bien partir à la retraite suppose de laisser une situation claire, nette et optimale pour ceux qui restent, et en particulier pour la personne qui reprendra en charge ces responsabilités. Tous les partis impliqués y gagneront :

Le futur retraité

Il est évidemment beaucoup plus agréable pour lui d’avoir pu anticiper son départ et d’avoir pu prendre le temps de conclure les dossiers qui nécessitaient de l’être par lui-même, et de bien jalonner ceux qui nécessitent d’être transmis et poursuivis par son successeur. A titre personnel, il ponctue mieux et peut ainsi mieux ouvrir le chapitre suivant du livre de sa vie.

Son successeur

C’est également un gage de réussite de sa prise de poste que de bien recevoir le témoin de la part de son prédécesseur.

L’équipe

Les personnes seront d’autant plus à même d’apprécier positivement le changement s’il s’inscrit dans une cohérence globale sur les sujets essentiels et si la transition s’opère de manière fluide et maîtrisée.

L’entreprise

Elle ne perdra pas complètement l’expertise du futur retraité, une partie au moins étant transmise, et profitera ainsi d’une transition plus fluide, positive tant sur les plans humains qu’opérationnels.

Structure du dispositif d’accompagnement au départ à la retraite

Pour répondre à ce besoin, nous vous proposons alors un dispositif d’accompagnement au départ à la retraite qui permettra aux futurs retraités de :

1. S’approprier des méthodes à mettre en œuvre pour se bâtir leurs plans de passation.
2. Travailler directement, au cours des séances déployées, sur leurs cas particuliers tout en abordant des concepts plus généraux.
3. Enrichir leur propre plan d’action de partages d’expérience avec les autres participants, que ce soit pendant les interventions ou après.
4. Organiser l’échange des meilleures pratiques et bâtir un guide les récapitulant, évitant ainsi d’avoir à « réinventer la roue » pour chaque nouveau cas.

Pour les accompagner tout au long de cette dernière étape de leur vie professionnelle, le dispositif en question s’étalera alors dans le temps autour de quatre temps forts, espacés entre eux de 3 mois :

1. Initier le processus : initier la démarche de transition, s’ouvrir au mécanisme du deuil. Identifier les freins et les résistances face à un tel changement, que ce soit en soi, chez les autres ou au niveau de l’organisation. Commencer à prendre du recul sur sa propre pratique professionnelle afin de pouvoir mieux la transmettre.
2. Dresser un état des lieux : synthétiser sa pratique professionnelle, dresser un « état de l’art ». Initier une « liste de choses à faire pour partir dans de bonnes conditions ». Préparer également son équipe et/ou ses proches collaborateurs à l’arrivée de son successeur.
3. Ouvrir les possibles : profiter de sa position privilégiée (à la croisée entre son expérience professionnelle qui est au plus haut et du niveau de ses enjeux qui est au plus bas) pour prendre un recul inédit sur ce qui pourrait être fait différemment. Préparer et communiquer sur sa vie après le travail.
4. Conclure la démarche : prendre du recul sur le processus en lui-même. Que capitaliser pour les prochains futurs retraités qui le suivront ? Dresser puis affiner un guide des bonnes pratiques de la passation de poste.

Un accompagnement au départ à la retraite sur 9 mois

Quatre temps forts espacés de 3 mois :

Chaque temps fort se conclue par la rédaction d’un plan d’action à dérouler d’ici la prochaine séance. Chaque séance s’ouvre sur l’état d’avancement des engagements passés.

J1 : Initier le processus

La portée du changement qui se prépare est telle que la tentation peut être grande de nier son importance, de refouler cet évènement y compris dans sa dimension émotionnelle. Par ailleurs, tout changement suscite une résistance dont l’ampleur peut être égale à celle du changement en question. Là encore, le plus gros risque serait d’ignorer ces résistances au lieu de les traiter. Pour éviter ces écueils, pour initier leur accompagnement au départ à la retraite, nous proposons alors aux participants de :

• Découvrir à travers un rapide apport théorique les différentes étapes du deuil et les émotions associées.
• Adapter ces apports aux situations de chacun.
• Explorer les différentes résistances que le changement initié va probablement rencontrer, au niveau des futurs retraités, des autres, de l’organisation elle-même.
• Travailler sur le vécu de chacun (à travers un protocole de codéveloppement de type C.O.S.E, par exemple). En quoi cette période de préparation est-elle difficile à vivre pour les participants ? En quoi est-elle également une opportunité pour eux (pour tout de suite/ pour après, pour eux/pour les autres, etc.) ?
• Se poser les bonnes questions pour préparer la prise en main des dossiers en cours par leurs successeurs, transmettre les bonnes pratiques, les méthodes etc.

J2 : Dresser un état des lieux

Le départ à la retraite correspond à la fin d’une carrière, et donc dans un sens à son apogée : jamais la connaissance du poste n’a été aussi développée. Il est donc important, avant de partir, de transmettre les éléments-clés de cette fonction, en formalisant :

• Les connaissances dont a vraiment besoin pour être performant sur ce poste : personnes-clés du réseau (pouvoir et influence), processus importants, bonnes pratiques.
• De même pour les compétences techniques et les compétences transverses.
• Les bonnes pratiques que l’équipe ne doit surtout pas perdre.

Par ailleurs, il est temps de préparer les équipes à l’arrivée du successeur, et d’ouvrir la « liste des choses à ne pas oublier de faire avant de partir ».

J3 : Ouvrir les possibles

Occasion unique : les futurs retraités sont en effet à la croisée de deux courbes culminantes. Ils sont ainsi que nous l’avons déjà vu, à l’apogée de la maîtrise de leur poste, et dans le même temps, leur départ imminent se traduit par un niveau d’enjeu au plus bas. Ils sont donc idéalement placés pour prendre un recul inédit sur leur poste, voire sur l’entreprise dans son ensemble. Il sera ainsi très riche pour eux de se poser quelques questions, parmi :

Que voyez-vous complètement différemment, maintenant que vous allez quitter l’entreprise ? Quels sont les projets d’amélioration que vous n’avez jamais osé proposer ou jamais eu l’idée de faire, ou pas eu la possibilité de faire ? Quels enseignements fondamentaux avez-vous tirés pour vous même de votre dernier poste (le poste actuel) ? Qu’allez-vous en faire pour vous-même et vos proches quand vous serez en retraite ? Comment pourriez-vous également le faire partager à vos équipes avant de partir ? Quel « cadeau » voudriez-vous faire à l’entreprise lors de votre départ en retraite : quels souhaits positifs formulez-vous sincèrement pour cette institution ? Et pour votre équipe ? Quels conseils lui donneriez-vous ? Quels sont ses points aveugles, que vous aimeriez qu’elle découvre ? Dans quels domaines devrait-elle faire des progrès significatifs pour le bien-être et la performance ? Etc.

Par ailleurs, la séparation devient imminente. Il est donc important d’en suivre le bon déroulement, et d’en exprimer les ressentis associés :

• Les participants ont-ils l’impression que l’entreprise ne les laisse pas partir ? Ou au contraire que l’on cherche à se débarrasser d’eux ?
• Que souhaitent-ils communiquer à ceux qui restent sur leurs projets « d’après la retraite » ? Echanger sur ce dernier point permet d’amoindrir le choc de la séparation, car cela souligne la continuité de vie entre avant et après le départ en retraite.

J4 : Conclure la démarche

Il est temps à présent de porter les dernières touches aux plans d’action engagés, mais également de prendre du recul sur la façon dont on l’a bâti :

• Avec le recul, quels ont été les temps forts de cet accompagnement à votre départ à la retraite ? Qu’est-ce qu’il vous a permis de découvrir que vous ne soupçonniez pas ?
• Que souhaiteriez-vous dire alors à ceux qui sont sur le point de l’entamer ?
• Co-construction, puis avec le temps affinage d’un « kit de succession » facilitant la démarche des futurs retraités
• Enfin, quel sera votre discours de départ ? Le mot de la fin ?